קיבלתם משימה לארגן אירוע ואתם שמחים לשמוע שלוח הזמנים מרווח למדי – יש עוד חמישה חודשים לארגן את ההפקה. פעמים רבות אנחנו מעדיפים “דד-ליינים” מרווחים שכאלו, מתוך הנחה שהם יאפשרו לנו לטפל במשימה בנחת, בלי לחצים מיותרים.

אבל מחקר של פרופ’ מנג ג’ו מבית הספר לעסקים של אוניברסיטת ג’ונס הופקינס שבארה”ב ושותפיה, שנכנס ל”פסיכולוגיה” של תפיסת הזמן שלנו, גילה בהקשר הזה כמה דברים מעניינים. בסדרה של חמישה ניסויים בדקו החוקרים האם ובאיזה אופן שינויים בלוחות הזמנים ישפיעו על הדרך בה נעריך את מורכבותה של משימה.
באחד מהניסויים 170 משתתפים התבקשו לתכנן, כל אחד בנפרד, מסיבה לכבודו של חבר קרוב הצפוי להגיע אליהם לביקור. המסיבה הייתה מיועדת לשעות אחר הצהריים וצפויים להשתתף בה 25 אנשים. אבל נשאר עוד פרט אחד – התאריך שבו מתוכננת המסיבה. לשם בדיקת המשתנה הזה, חולקו המשתתפים לשתי קבוצות. לכמחצית מהמשתתפים נאמר שהחבר צפוי להגיע לביקור בעוד חודש, בעוד שלאחרים – רק בעוד שלושה חודשים.

באמצעות שאלונים התבקשו הנבדקים להעריך את עלותה המשוערת של המסיבה וגם לדרג בסולם של 1 עד 7 כמה הם צופים שיהיה להם מסובך לארגן אותה (7 משמעו “קשה מאוד”). בקרב אלו שקיבלו שלושה חודשים להפקת האירוע, רמת הקושי שנחזתה דורגה בממוצע 4.3 בהשוואה ל-3.8 בקרב אלו שקיבלו חודש לארגון. גם ההוצאות המתוכננות השתנו בהתאם: 185 דולר למסיבה המאוחרת, בהשוואה ל-133 דולר בלבד לזו שתיערך בעוד חודש.

במילים אחרות, כשלוחות הזמנים היו מרווחים יותר, המשתתפים הפכו את המשימה למורכבת יותר מכפי שהיא אמורה להיות – הם תפסו אותה כקשה יותר לביצוע וגם צפו שתדרוש יותר משאבים.

במחקר אחר בסדרה, ניסו החוקרים להבין האם בכל פעם שמגדירים דד ליין מרוחק יותר אנשים יתפסו את המשימה כמורכבת וישקיעו בה יותר משאבים. כדי להבין זאת הם חזרו על ניסוי דומה אבל הפעם הוסיפו לו אלמנט נוסף: אופן הגדרת המשימה. פעם אחת הם הגדירו למשתתפים את המשימה בצורה טובה ופשוטה יחסית, כמו לסכם טקסט. ופעם נוספת הם הקצו משימה שהוגדרה בצורה חלקית והמשתתפים התבקשו בכלליות לנתח את הנתונים שבטקסט.

החוקרים מצאו שכאשר מגדירים את המשימה בצורה פשוטה וברורה, האפקט של לוח הזמנים (עשרה ימים למשימה או שלושה ימים למשימה) לא משפיע והמשתתפים בשתי הקבוצות מעריכים את המשימה באותה רמת קושי. עם זאת, כשהמשימה לא מוגדרת היטב, המשתתפים שמקבלים עשרה ימים למלא את המשימה מעריכים אותה כמורכבת יותר בהשוואה לאלו המקבלים שלושה ימים בלבד. כלומר, כמות ההשקעה והמורכבות אינם תלויים רק בלוחות הזמנים אלא גם באופייה של המשימה – באופן בו היא מוגדרת.
לטענת החוקרים כל זה נובע מכך שאנו נוטים להכללת יתר. במשך שנים התרגלנו שלמשימות מורכבות נדרש זמן רב יותר. מבלי לשים לב, גם כשלוח הזמנים המרווח נקבע בגלל אילוצים אחרים שאינם קשורים לאופי המשימה, אנחנו נוטים לתפוס את רמת המורכבות שלה בהתאם למשך הזמן המוקצב לה.

כך שאם אתם מעדיפים נוחות ופשטות, במקרים מסוימים דווקא לוחות זמנים קצרים יחסית יעזרו לשמור על העניינים בפרופורציה.

המחקר:
,2018 The Mere Deadline Effect: Why More Time Might Sabotage Goal Pursuit,Zhu, Bagchi, Hock