יש מגוון רחב כל כך של טכניקות לניהול זמן, שאפשר להתבלבל. הרבה זמן בזבזתי על חיפוש טכניקות לניהול זמן, תוכנות לניהול זמן, וספרים על ניהול זמן. "אם רק אלמד את הטכניקה הזאת, או הטכניקה ההיא, אצליח סוף סוף להתמיד בניהול זמן", חשבתי לעצמי.

גיליתי הרבה טכניקות באמת טובות בתהליך החיפוש הזה. למשל, שיטת Getting Things Done לניהול משימות של דייוויד אלן מטפלת בניקוי הראש שלנו, על ידי כך שאנחנו מעבירים לכתב את כל הדברים שאנחנו צריכים לעשות, ופורטים אותם למשימות קונקרטיות וברורות. אבל היא דורשת לא מעט למידה ואימון.

"אתם תסכימו עם כל העקרונות, ואתם תדעו שהם בהחלט ישפרו את הפרודוקטיביות שלכם", כתב הולמס בספרו רב המכר The Ultimate Sales Machine, "אבל האם תהיה לכם המשמעת העיקשת להשקיע את חמש הדקות בכל יום כדי לתפוס פיקוד על הזמן שלכם, ואז, משמעת אפילו עיקשת יותר כדי לדבוק במהלך היום בתוכנית שעשיתם?"אלה רק שישה צעדים, שתמיד קל לחזור אליהם כשמאבדים כיוון. כשאני מצליח להתמיד בהם היעילות שלי משתפרת פלאים.

הולמס הבין שהוא צריך להתחיל לנהל את הזמן שלו היטב כשהוא עבד כמנהל אצל המיליארדר צ'רלי מנגר. "עבדתי שבעה ימים בשבוע, 10 עד 12 שעות ביום במשרד, וטיפלתי בהסחות דעת", מספר הולמס בספרו, "ואז הייתי הולך הביתה ועושה את כל העבודה היצירתית".

הולמס החליט לקחת קורס בניהול זמן. המדריך חילק גיליונות מעקב, והנחה את המשתתפים לעקוב אחר הזמן שלהם במשך שלושת החודשים הבאים. בסוף אותו פרק זמן היו אמורים המשתתפים לזהות מה מבזבז להם את הזמן. הולמס, שניהל אז תשע מחלקות, חשב לעצמו: "אם היה לי הזמן לעקוב אחרי הזמן שלי במשך שלושה חודשים, לא הייתי צריך קורס לניהול זמן". הוא קם ועזב את המקום.

שיטת ניהול הזמן שפיתח הולמס בעצמו תופסת רק 14 עמודים מהספר שלו, וביצוע שלה אמור לקחת רק חמש דקות ביום. "ניהול זמן טוב לא צריך לקחת הרבה זמן", הוא כותב.

הצעד הראשון שעשה הולמס בדרך לשיפור הפרודוקטיביות שלו ושל עובדיו היה לעבור ממצב ריאקטיבי למצב אקטיבי. הוא שלח מזכר לעובדים שלו: "אל תבואו אלי לדלת כדי לשאול 'יש לך רגע?' – התשובה תהיה 'לא'. אלא אם מדובר בעניין דחוף, שמרו את כל המחשבות, הרעיונות, והעניינים עד לפגישת המחלקה השבועית".

הולמס לא ידע מה לעשות עם כל הזמן הפנוי שלפתע נוצר לו. הוא יכול היה בפעם הראשונה לעשות את העבודה המשמעותית שלו מהמשרד ולא מהבית. בהדרגה הוא לימד את עצמו איך להשתמש היטב בזמן הזה, ופיתח את שיטת ששת הצעדים שלו. אני אנסה להביא כאן טעימה מכל אחד מהם.

אם גם אתם כמוני, וכבר קראתם עשרות אלפי מילים על ניהול זמן, אולי זה יראה לכם טריוויאלי במבט ראשון, אולי יעלו כמה הערות ציניות במוחכם. אז הנה טיפ מצ'ט הולמס לפני שמתחילים: אל תנסו לחשוב האם כבר שמעתם את זה בעבר. נסו לחשוב אם אתם באמת מיישמים אותם בקפידה.

1. לגעת בכל דבר רק פעם אחת

הכלל הפשוט של הולמס הוא "אם נגעת בזה, תעשה משהו עם זה". לפעמים אנחנו ניגשים למייל ומתחילים לקרוא משהו שקיבלנו עכשיו. אחרי כמה שורות אנחנו מבינים שאין לנו מספיק זמן לטפל בזה, אז אנחנו עוברים למייל הבא וקוראים גם כמה שורות ממנו.

"אם אתם מבזבזים רק 15 דקות ביום על בדיקה מחדש, טיפול מחדש או קריאה מחדש של מסמכים או מיילים, אז אתם מבזבזים 97 שעות בשנה בלי לעשות שום פעולה", כותב הולמס.

"אל תפתחו את המייל הזה, או את המכתב הזה, עד לרגע שבו אתם מוכנים לטפל בו", הוא מסביר. "ריכוז הוא כמו שריר, והוא מתחזק ככל שאתם מתרכזים יותר. אם תפסיקו להתרכז בכל פעם שמגיע אימייל או שהטלפון מצלצל, אתם למעשה פוגעים ביכולת שלכם להתרכז ונעשים פחות אפקטיביים בכל סיטואציה שדורשת ריכוז".

עוד טיפ מהולמס בנושא הזה: כשעושים "השב" בתוכנת המייל, הקפידו לשנות את שורת הנושא בהתאם לנושא המייל. אם אתם מנהלים, ישמו את זה כמדיניות ארגונית. אם יש לכם לקוחות, נסו להשריש את הנוהג. רק כך תוכלו לדעת באיזה עניין המייל לפני שאתם פותחים אותו, והאם אתם יכולים לטפל בו כרגע. וכשתרצו לחפש מייל מאדם מסוים בנושא מסוים, לא תצטרכו לנסות לפתוח כל מייל שהגיע אליכם ממנו.

2. עשו רשימות

"שימוש ברשימות יכפיל את הפרודוקטיביות שלכם באופן מיידי", כותב הולמס. זה נשמע באמת טריוויאלי. למי מאתנו אין רשימת משימות לביצוע? אבל השאלה היא כמה פריטים יש לנו ברשימה.

"כשיש לכם רשימות ארוכות, אתם בדרך כלל תעשו את המשימות הקלות יותר והפרודוקטיביות פחות, רק כדי לקצץ את הרשימה", הוא מסביר. "בסוף היום תגלו שהדברים החשובים ביותר שברשימה לא הושלמו, כי הם היו הקשים ביותר, או אלה שדורשים הכי הרבה זמן, או גם וגם".

מעבר לזה, הוא מסביר, כשאף פעם לא מסוגלים לסיים את רשימת המשימות מתלווה לכך אפקט פסיכולוגי שלילי. עם זאת, אם מצליחים להשלים במלואה רשימה של שש משימות, במיוחד אם אלה המשימות החשובות ביותר לביצוע היום, העידוד הפסיכולוגי הוא עצום.

"עשו רשימה של ששת הדברים החשובים ביותר שאתם צריכים לבצע, ולא משנה מה – השלימו את ששת הדברים האלה בכל יום".

כמובן, צריך גם לתחזק רשימה צדדית גדולה של כל המשימות השונות שצריכים לבצע. כשמתכננים את היום אפשר להסתכל ברשימה הארוכה, ולבחור ממנה את שש המשימות החשובות ביותר לביצוע באותו יום.

3. תכננו כמה זמן תקצו לכל משימה

חשבו כמה זמן, באופן ריאליסטי, אתם צריכים להקדיש לכל אחת מהמשימות. צריך להקצות את הזמן באופן שתוכלו לסיים את כל המשימות באותו יום.

אם יש משימה שהיא גדולה מדי מכדי שתוכלו לסיים אותה ביום אחד, כתבו כמה זמן תקדישו לאותה משימה ביום האחד הספציפי הזה. בפרויקטים גדולים צריך לטפל במקטעי זמן שניתן להתמודד איתם.

כתיבת ספר היא דוגמה מצוינת. הולמס מספר שהוא קיבל הצעות לכתיבת ספרים במשך יותר מעשר שנים, אבל כתיבת ספר נראתה לו כמו משימה ענקית.

"ברגע שהתחייבתי לכך, הקדשתי שעה בכל שבוע ביומן שלי כדי לטפל בעניין הספר", הוא כותב. בתוך שלושה חודשים הוא הצליח לסיים להכין הצעה מקיפה לספר, ולסגור את העסקה.

"מה הדבר שאתם דוחים במשך שנים? אילו יוזמות חשובות אתם לא עושים פשוט מכיוון שהן לוקחות יותר מדי זמן? עשו אותן בחתיכות קטנות, חתיכה אחר חתיכה".

כדי שתכנון הזמן יהיה ריאליסטי, הולמס מציע שסכום משכי הזמן של שש המשימות לא יעלה על שש שעות. הרעיון הוא לוודא שכל המשימות מתבצעות, אבל גם להשאיר זמן להסחות דעת, לשיחות טלפון, למיילים, ובאופן כללי, למה שהוא מכנה כ"זמן ריאקטיבי".

4. תכננו את היום

עכשיו הגיע הזמן לקבוע באיזה זמן תעשו כל אחת מהמשימות. "אלה לא קווים כלליים בנוגע לאיך היום עשוי להתגלגל", מדגיש הולמס. "זה דבר שצריך להיעשות באופן קונקרטי, ושתהיה משבצת זמן לכל דבר ודבר".

חוץ משש המשימות, צריך להקצות זמן לבדיקת מיילים ופתיחת מכתבים, וכמו שאמרנו, "זמן ריאקטיבי". בתור מנהל, הולמס היה נוהג להקצות זמן קבוע מראש לפגישות מהסוג של "יש לך רגע?" – במקום להיות מוסח משאלות של העובדים במשך כל שעות היום, הוא היה תולה פתק על הדלת, שבו יכלו העובדים לשבץ את עצמם לפגישות של רגע בתוך משבצת זמן מוגדרת ביום.

יש עוד סיבה למשבצות הריאקטיביות. "יהיו דברים שתצטרכו להגיב עליהם, שיוציאו אתכם מלוח הזמנים שלכם. אם תתכננו לפחות שתי משבצות של חצי שעה של זמן ריאקטיבי, אז כשמסיטים אתכם מהתכנון, למעשה יצרתם לעצמכם מרחב, כך שתוכלו לחזור ללו"ז המתוכנן", הוא כותב.

"אבל הדבר החשוב ביותר – היצמדו לתכנון, לא משנה מה".

5. קבעו סדרי עדיפויות

בסמינרים שהעביר הולמס הוא היה מבקש מהמשתתפים לבצע כתרגיל את השלב הקודם, ולתכנן לעצמם את היום הבא. הוא גילה תבנית מעניינת: רוב האנשים שיבצו את המשימות החשובות ביותר בסוף היום.

"בסוף היום בדרך כלל אין זמן או אנרגיה לעשות את המשימות האלה", כותב הולמס. "שבצו את  המשימות החשובות ביותר בהתחלה. הצעד הפשוט הזה ייתן לכם תחושה אדירה של שליטה ושל הישג".

"שמענו את זה שוב ושוב: 20 אחוז מהמאמצים שלכם בלבד משיגים 80 אחוז מהתוצאות שלכם", הולמס כותב. "מה אם 80 אחוז מהמאמצים שלכם היו ממוקדים בפעילויות שמשיגות תוצאות גדולות? אם הייתם מקדישים 80 אחוז מהזמן שלכם לעבודה הממוקדת בתוצאות, ורק 20 אחוז מהזמן על דברים אחרים, הייתם יכולים להכפיל את הפרודוקטיביות שלכם פי ארבעה! כל מה שנדרש זה משמעת עיקשת ונחישות".

6. האם יפגע בי להיפטר מזה?

"לפי מחקרים, אנחנו לא ניגשים בחזרה ל-80 אחוז מהמידע המתויק והשמור. אז למה להיאחז בו?" שואל הולמס.

כשאנחנו מחזיקים ביד נייר כלשהו, מכתב, עלון מידע, או כשאנחנו נמצאים מול מייל או קובץ במחשב, הולמס מציע לנו לשאול את עצמנו "האם זה יפגע בי לזרוק את זה?" והאם אני אוכל להשיג את זה שוב אם אצטרך את זה.

תיאור מפורט יותר של השיטה של הולמס, כולל האופן שבו ניתן ליישם אותה בתור מנהלים של מחלקות רבות, בתור עצמאים או בתור אנשי מכירות, אפשר למצוא בספר שלו. אבל הטכניקה עצמה היא לא הכול.

כשהולמס הדריך את העובדים שלו על שיטת ניהול הזמן הזו היה יום חמישי. בסוף יום שישי סיפרו לו חלק מהעובדים שהיה זה היום הפרודוקטיבי ביותר שהיה להם אי פעם. אבל ביום שני הם כבר חזרו לדרכיהם הישנות.

בתור מי שהיה מאסטר בכיר של קרטה, הולמס יודע מה החשיבות של אימון. הוא מספר שהוא עצמו ניצל ממוות בתאונת דרכים בזכות אימוני הקרטה שעבר, שהפכו את ההתגוננות בפני פגיעה לחלק מהטבע שלו.

בכל שבוע העביר הולמס את ההדרכה על ניהול הזמן לעובדים שלו פעם נוספת. הולמס מסביר שכדי להטמיע מיומנות חדשה יש צורך לחזור על האימונים שוב ושוב.

"בחברות שלי ואצל לקוחות שלי, אני כל הזמן מלמד את אותו הדבר שוב ושוב, עד שהמיומנות הופכת לקבועה".