ניהול שגוי של זמן

כאשר מדברים על ניהול זמן מתכוונים למעשה לתכנון וארגון נכון שלו בין כלל המשימות והפעילויות. כלומר, כיצד לפעול בצורה חכמה להבדיל מהגברת המאמצים באותה מסגרת זמן. וכמו מיומנויות ניהול אחרות, כך גם את ניהול הזמן צריך ללמוד. אף אחד לא נולד עם ידיעת ניהול הזמן. הבעיה היא, שבעלי עסקים רבים אינם מקדמים את הנושא ואינם מפתחים אותם ברמה האישית והמקצועית, ומכיוון שזמן הוא אחד מהמשאבים המרכזיים והחיוניים – נוצרות בעיות משמעותיות.

בראש ובראשונה, הפרודוקטיביות יורדת. לאורך היום מבצע בעל עסק פעולות רבות, החל בשיחות עם לקוחות חשובים, דרך ישיבות צוות ועד לעיסוק בסוגיות כספיות. שאלה מתבקשת היא, עד כמה הפעילויות האלו באמת מקדמות העסק אל היעדים הרצויים, וכמה מהן למעשה מתבצעות בהילוך סרק. אכן, בעל עסק יכול לסיים יום עמוס ולחוץ שבו נערכו אינספור שיחות, בתחושה שחלק גדול מהזמן למעשה בוזבז והלך לאיבוד.

בדיוק מסיבה זו, התשובה לשאלה "כמה שווה הזמן שלי" אינה פשוטה. אצל שכירים, ניתן לומר שהחישוב פשוט למדי: מחלקים את המשכורת בשעות העבודה, מוסיפים את שעות הנסיעה אל ומבית העסק, ומקבלים את התשובה. אך אצל בעל עסק התשובה מורכבת יותר, שכן אי אפשר רק לקחת את המחזור או ההכנסה החייבת ולחלק במספר שעות העבודה של כלל העובדים, וגם אי אפשר לקחת את המשכורת שאתם מושכים מהעסק ולחלק במספר שעות העבודה שלכם. ומכיוון שהשכר ממילא אינו תלוי ישירות במספר שעות העבודה כמו אצל שכירים, קשה לומר כמה בדיוק שווה הזמן. לכן, התשובה אינה צריכה להיות דווקא במספרים מדויקים, אלא בהנחה מתבקשת שהזמן שלכם שווה כמה שיותר. שהזמן הוא משאב יקר מאוד ושוויו תלוי למעשה במה שאתם מפיקים ממנו.

כאשר מנהלים את הזמן לא נכון, נוצרת כאמור פגיעה בפרודוקטיביות, שמשמעה שהזמן שלכם מאבד מערכו. יתר על כן, נוצרות בעיות רבות שאפילו יכולות להפוך את הזמן לבעל ערך שלילי. כיצד ייתכן הדבר? אם ניקח למשל בעל עסק שאינו מנהל היטב את זמנו, ולכן מפספס דדליינים של אספקת מוצרים, שירותים או פרויקטים, הרי שהמוניטין שלו נפגע והוא מאבד לקוחות. אובדן לקוח בפני עצמו הוא הפסד, ומוניטין שלילי בפני עצמו מקטין את האפשרות למצוא לקוחות חדשים בתמחור רווחי יותר (למעשה, ההיפך הוא הנכון). אז כמה שווה הזמן של בעל עסק כזה, שרץ מסביב לשעון מבלי לעמוד במשימות החשובות? הזמן היקר שלו קיבל ערך שלילי.

מלבד זאת, ניהול שגוי של זמן מוביל לפגיעות רבות אחרות בעסק וגם בכם ברמה האישית. ראשית, בהיותכם עומדים בראש הפירמידה אתם מהווים דוגמה עבור העובדים, ובכל מקרה ההתנהלות שלכם משפיעה באופן ישיר ומהותי על הפעילות השוטפת של כוח האדם בעסק. המשמעות היא, שאותה פרודוקטיביות נמוכה אינה מתחילה ונגמרת בכם, אלא מתרחבת במעגלים. כך בהדרגה, במקום לעסוק במשימות החשובות באמת של העסק, הולכים ומצטברים חורים שצריך לסתום אותם על חשבון פעילות שבאמת מביאה רווחים.

וברמה האישית, שאין לזלזל בה, ניהול שגוי של זמן פירושו עומסים, מתחים ולחצים. יש רק 24 שעות ביממה. כאשר השעות מתבזבזות על התנהלות לא אפקטיבית – מספיקים פחות. כשמספיקים פחות נערמות עוד ועוד משימות שצריך לבצע, המתח עולה, שעות השינה פוחתות, התפקוד יורד, ואתם והקרובים אליכם משלמים את המחיר. אכן, כשבודקים כמה הזמן שלכם שווה צריך לזכור שלמרבית האנשים יש חיים מחוץ לעסק, יש בני זוג וילדים, וגם הזמן שבו אתם אמורים להיות איתם אך נאלצים לבלות בעסק – הוא זמן יקר שהולך לאיבוד.

הגדלת ערך הזמן

אם הזמן שלכם שווה פחות בניהול שגוי שלו, כך הוא גם יכול להיות שווה יותר בהתנהלות נכונה. כאמור, מדובר במיומנות ובכלים שלא נולדים איתם, אלא לומדים ממי שמכיר ויודע. בדיוק מסיבה זו יועץ עסקי שמגיע לעסק מתבונן גם על ההתנהלות השוטפת, החל בבעלים והמנהלים ועד לעובדים, ובמידת הצורך מציע כלֵי ניהול שמביאים לשיפור משמעותי. אחד "הכלים" הללו, שלמעשה עשוי לכלול שורה של פעולות, הוא ניהול הזמן. היועץ העסקי מגיע עם ארגז כלים נרחב המבוסס הן על ניסיונו בייעוץ לעסקים ממגזרים שונים, הן על הכשרתו והשכלתו, והן על ניסיונו כמנהל עסקים בשטח. מתוך כך, ביכולתו לתת הכוונה מדויקת על פי המאפיינים הספציפיים ומה שהוא מזהה בעסק.

כך למשל, היועץ העסקי עשוי ללמד את בעל העסק שנקודה בסיסית היא הגדרה נכונה של מטרות. יש שיטות וגישות שונות להגדרה זו. למשל, חלוקה למטרות ברורות וספציפיות, מטרות הניתנות לכימות, מטרות הניתנות לביצוע והשגה, מטרות שאינן תלויות בביצועי אחרים אלא רק בכם, מטרות מוגדרות בזמן וכן הלאה. במקביל להגדרת המטרות, היועץ העסקי עשוי ללמד כיצד מתעדפים נכון את המשימות.

כיום רווח מאוד המונח "מולטיטסקינג" וכולם רוצים לאמץ אותו, אך למעשה פעמים רבות הוא אינו מובן נכון. הכוונה במולטיטסקינג אינה ביצוע מספר משימות בעת ובעונה אחת, אלא להיפך – ביצוע משימה אחת בלבד בכל נקודת זמן. העניין הוא לתעדף את המשימות ולהקדיש לכל אחת מהן את הזמן הראוי. למשל, ניתן לתעדף לפי קטגוריות של משימות חשובות ודחופות, חשובות אך לא דחופות, דחופות אך לא חשובות, לא חשובות ולא דחופות.

מעבר לכך, בניית תוכנית עסקית נכונה, עשויה להביא תובנות והמלצות המשפרות את ניהול הזמן של העסק בפעילויות השונות. כך למשל, ייתכן שיתגלה כי העסק "מבזבז" זמן, כלומר לא מנצל אותו באופן מספיק אפקטיבי, בתחום של אספקת מוצרים ללקוחות במשלוחים עצמאיים. במקרה כזה, ייתכן שפתרון יעיל יותר, שיגדיל את ערך הזמן, הוא להיעזר בחברות שליחים. אמנם זה כרוך בעלויות אך גם מפחית שעות עבודה והוצאות אחרות, ומפנה זמן לפעילויות פרודוקטיביות יותר. העברה כזו של שירות למיקור חוץ יכולה להתגלות כיעילה, חסכונית בזמן ורווחית יותר גם במשימות אחרות של בעל העסק, מנהלים ועובדים.