טיפים וטריקים לשדרוג הפרודוקטיביות

איך לכבוש בחזרה את תיבת הדואר הנכנס שלכם

אם אתם כמו רוב האנשים, אז תיבת המיילים שלכם עמוסה במיילים - עשרות, אם לא מאות - שמחכים לטיפול. וכשאתם עוברים על המיילים שלכם אתם בדרך כלל פועלים כך: ״לזה אני צריך להשיב מאוחר יותר. זה מעניין, אני צריך לקרוא את זה מתישהו. ואת זה, כשיהיה לי זמן, אני צריך לתייק אותו״.
זאת גישה מעולה - זאת אומרת, אם אתם אוהבים לפספס את המיילים החשובים באמת, להיקבר תחת ערימת מיילים ולאבד לחלוטין את המוטיבציה להשתלט עליהם.
מרלין מן, המייסד של בלוג הפרודוקטיביות המומלץ 43 Folders, פיתח שיטה פשוטה ואינטואיטיבית לטיפול בתיבת המיילים הנכנסים שלכם. הוא קורא לה Zero Inbox. למה הוא בחר בשם הזה? זה לא רק מכיוון שבסוף כל יום תהיו עם אפס מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלכם, אלא בעיקר בזכות הרעיון שבזמן שאתם עובדים תהיו באפס תשומת לב על הדואר האלקטרוני שלכם, כך שתוכלו להתרכז במה שחשוב באמת.
הרעיון המרכזי הא שתיבת הדואר הנכנס מיועדת לדואר נכנס. בלבד. ברגע שאתם קוראים את האימייל אתם לא יכולים להשאיר אותו שם יותר. אולי זה נשמע טריוויאלי, אבל למה כל כך מעט אנשים עושים את זה?
איך זה עובד? בספר Lifehacker ג׳ינה טרפני ואדם פש מסבירים את הרעיון בפרק קצר ופשוט שניתן ליישם באופן מיידי. על קצה המזלג, מה שאתם צריכים לעשות הוא לחלק את המייל שלכם לשלוש תיקיות חוץ מתיקיית הדואר הנכנס: ״לטיפול״, ״בהמתנה״, ו״ארכיון״. רק תיקייה אחת של ארכיון - לא חלוקה לפי חודשים, שנים, לקוחות או פרויקטים. גם ככה בכל תוכנת מייל ניתן היום לחפש בקלות מיילים לפי שולח או לפי מילות מפתח. הצורך להפעיל את המוח ולהבין לאיזו תיקייה צריך לתייק את המייל הזה היא אחד הגורמים המשמעותיים לכך שרבים משאירים את המיילים בתיבת הדואר הנכנס.
עכשיו, קבעו לכם זמנים קבועים ביום שבהם תעברו על המיילים שלכם. בזמן שאתם מטפלים במיילים, קבלו החלטה מהירה עבור כל מייל. מייל שניתן לטפל בו או לענות לו בתוך שתי דקות - יש לטפל בו מיד. מייל שאין לכם מה לעשות לגביו השליכו לפח או העבירו לתיקיית הארכיון אם יש סיכוי שתצטרכו אותו בעתיד. מייל שדורש טיפול מורכב יותר, העבירו לתיקיית ה״לטיפול״, והוסיפו מטלה מתאימה לרשימת המטלות שלכם. אם תקפידו לעבור באופן שיטתי על רשימת המטלות שלכם, לא תצטרכו לחשוש מכך שהמייל לא יופיע לכם בתיבת הדואר הנכנס כדי להזכיר לכם בכל פעם מחדש את מה שאתם בכל מקרה מתכוונים לבצע רק מאוחר יותר.
מיילים שאתם מעבירים לטיפול של מישהו אחר, תעבירו לתיקיית ה״בהמתנה״. קבעו לעצמכם יום בשבוע שבו אתם עוברים על המיילים שבתיקיית ה״בהמתנה״ ועל תיקיית ה״לטיפול״ כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום דבר חשוב. כשאתם רגועים שיהיה יום שבו תעברו על הדברים ושום דבר חשוב לא יתפספס, רק אז תוכלו להפסיק לחשוב במהלך יום העבודה על כל הדברים שאתם לא עושים כרגע, ולהתמקד בדבר האחד שאתם צריכים לעשות עכשיו.
מחקר אחד מצא שלעובד משרדי יש 11 דקות עבודה בממוצא בין כל הסחת דעת, בעוד שלוקח בממוצע 25 דקות לחזור למשימה המקורית אחרי הסחת הדעת. אם העבודה שלכם מאפשרת זאת, סגרו את תוכנת המיילים או כבו את ההתראות הקופצות, ובדקו מיילים רק בזמנים שקבעתם לעצמכם לעשות זאת.
ומה לעשות אם יש לכם כבר היום מאות מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלכם? איך תוכלו להתחיל לעבוד בשיטה החדשה? מן מציע לפתוח תיבה שתיקרא DMZ (איזור מפורז). הצעד הראשון בדרך להתנהלות נכונה עם מיילים יהיה לסמן את כל המיילים בתיבת הדואר הנכנס שלכם, ולהעביר אותם לאזור המפורז. עכשיו יש לכם תיבת דואר נכנס נקייה, תוכלו להתחיל לעבוד מסודר.
אז מה עושים עם כל המיילים שלא טיפלנו בהם? בכל פעם שאתם בודקים מיילים, העבירו כמות מסוימת של מיילים מה-DMZ לתיבת הדואר הנכנס שלכם, וטפלו בהם יחד עם המיילים החדשים שהגיעו. העבירו אותם רק בכמות שתוכלו להספיק לטפל בה באותו זמן. כך תוכלו להשתלט לאט אבל בטוח על כל המיילים. אם יש לכם 500 מיילים לא מטופלים, ואתם מצליחים לטפל ב-50 מיילים ביום, בתוך 10 ימים תצליחו להשתלט על העניינים - אבל את השפיות תחזירו לעצמכם כבר מהיום הראשון.
הרצאת ה-Inbox Zero של מרלין מן לעובדי גוגל: bit.ly/inbze