ריק פסטור מציע דרך פשוטה ויעילה לניהול סדר היום, כך שתוכלו לגרום ל"דברים לקרות"

נדב רט | 8 באוגוסט 2024 | תרבות ואמנות | 3 דק׳

תאחזו במשימות שלכם

לפני יותר מעשור קראתי ספר ששינה את כל שיטות העבודה שלי: שמו היה "לגרום לדברים לקרות" וכתב אותו דיוויד אלן, יועץ ניהול ומאמן מנהלים מוכר. הספר הכיל את כל הרכיבים, הפסיכולוגיים והטכניים, הנדרשים כדי להפוך עבודה לפרודוקטיבית יותר, והם הפכו להיות אחת מאבני היסוד של כל המנטורים לניהול בשנים החולפות. נקודה אחת הפריעה לי להמליץ עליו בלב שלם: הוא נכתב לפני קרוב ל-25 שנה, ואינו מותאם כלל לשיטות הטכנולוגיות של ימינו – חלקים ניכרים ממנו עוסקים בשיטות (מעולות!) לניהול תיקיות של מסמכים לפי תאריכים, נושאים וכדומה, מה שכמובן אינו רלוונטי היום כלל.

שנים חיכיתי שיבוא מישהו וירים את הכפפה – ו"גריפ" (אחיזה) עושה את זה ובגדול. הוא אינו מסתיר כלל ש"לגרום לדברים לקרות" הוא ההשפעה המרכזית של השיטה אותה הוא מציג. הנקודה המרכזית והחשובה ביותר בספר היא שבשביל לשלוט על סדר היום, העובד או המנהל העמוס צריך ליצור קודם כל בהירות מלאה ברשימת המשימות שלו. בהירות זו נוצרת באמצעות כלי אחד ונשמרת באמצעות כלי אחר.

היא נוצרת באמצעות הקדשת זמן קבוע לאיסוף שיטתי של כל המשימות הקיימות שלי, מכל האפיקים הקיימים, אל אפיק אחד. פעולת האיסוף מתבצעת בזמן המוקדש רק לכך, ואינו מיועד לביצוע משימות, מכיוון שההפרדה בין זמני התכנון לבין זמני הביצוע חשובה לריכוז וליצירת המערכת. בשביל לאסוף את המשימות על המנהל לבחור ערוץ אחד (הספר ממליץ על אפליקציות מתאימות לכך) ולרכז לתוכו את כל הפתקים, האימיילים, הוואטסאפים, הפתקיות הדביקות מהשולחן והמשימות מהמקרר בבית. על כולם להפוך לרשימה אחת גדולה ומקיפה. הכלל העומד מאחורי הרעיון הוא ש"ההפך מלזכור – הוא לרשום", ושהידיעה שכל המשימות נמצאות לי מול העיניים מאפשרת בהירות המסייעת לביצוע טוב יותר בהמשך הדרך.